Відносини у сфері реєстрації та обліку фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків (далі - Державний реєстр) регулюються положеннями Податкового кодексу України (далі - Кодекс) та Положенням про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2017 № 822, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 25.10.2017 за № 1306/31174 (далі - Положення).

Відповідно до пункту 63.5 статті 63 глави 6 Розділу II Кодексу всі фізичні особи - платники податків реєструються у контролюючих органах шляхом включення відомостей про них до Державного реєстру.

Статтею 70 глави 6 Розділу II Кодексу встановлено, що порядок формування реєстраційного номера та форма документа, що засвідчує реєстрацію у Державному реєстрі, визначаються та затверджуються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику.

Розділом ХIII Положення, визначено структуру реєстраційного номера облікової картки платника податків:

ХХХХХNNNNК, де: ХХХХХ - порядковий номер реєстрації дня народження фізичної особи (для однієї дати народження може бути надано два і більше порядкових номерів); NNNN - порядковий номер облікової картки; К - контрольний розряд.

У разі виявлення помилок, порушень чи неточностей щодо внесення прізвища, імені, по батькові, дати чи місця народження, місця проживання тощо, допущених при реєстрації фізичної особи у Державному реєстрі, виправлення даних здійснюється шляхом внесення змін до Державного реєстру. Після виправлення помилок реєстраційний номер облікової картки платника податків не змінюється.

Підтвердженням достовірності реєстраційного номера облікової картки платника податків є документ, що засвідчує реєстрацію фізичної особи у Державному реєстрі - Картка платника податків, або дані про такий номер з Державного реєстру, внесені до паспорта відповідно до пункту 10 розділу VII Положення.

Перевірку достовірності формування реєстраційного номера облікової картки платника податків здійснює виключно ДФС. Інші державні органи, установи та організації не мають повноважень надавати висновки щодо дійсності або його відповідності даті народження або статі, витребувати додаткові підтвердження або вимагати чи рекомендувати здійснити заміну такого номера.

Заміна реєстраційного номера облікової картки платника податків може мати негативні наслідки як для ведення Державних реєстрів, до яких він включається, так і для самих громадян (наприклад для персоніфікованого обліку в Пенсійному фонді України, при оформленні субсидій), у тому числі при укладенні договорів (оформленні спадщини, кредитів, нерухомого майна, земельної ділянки, транспортних засобів, тощо).

Так, відповідно до пункту 70.12 статті 70 Кодексу реєстраційний номер облікової картки платника податків використовуються органами державної влади та органами місцевого самоврядування, юридичними особами незалежно від організаційно-правових форм, включаючи установи Національного банку України, банки та інші фінансові установи, біржі, особами, які провадять незалежну професійну діяльність, фізичними особами - підприємцями, а також фізичними особами в усіх документах, які містять інформацію про об'єкти оподаткування фізичних осіб або про сплату податків.